TradeBeyond unterstützt B&H bei der Optimierung des Order-to-Payment-Prozesses

TradeBeyond Total Sourcing Management Platform implementiert als voll integrierte Lösung, die ein umfassendes System für Sourcing, Bestellungen, Angebote und PLM bereitstellt

Die Herausforderung

B&H ist bestens damit vertraut, Technologie als Wettbewerbsvorteil zu nutzen und eine webbasierte Plattform zur Zusammenarbeit mit Handelspartnern für den Informationsaustausch mit Lieferanten einzusetzen. Der Einzelhändler verlässt sich auf eine Mischung aus internationalen und nationalen Lieferanten unterschiedlicher Größe, die verschiedene Versandmethoden nutzen. B&H wandte sich an TradeBeyond, nachdem es wiederholt zu Fehlern beim Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen kam, anstatt eine Vorab-Versandanzeige (Advanced Shipping Notification, ASN) zu verwenden. Der vorherige EDI-Dienstleister war nicht in der Lage, diese Probleme zu lösen, und die Teams in der Kreditorenbuchhaltung waren frustriert über die Verwaltung mehrerer Versionen von Bestellungen und anderen Dokumenten zur Rechnungsbegleichung. Die Kreditorenbuchhaltung von B&H suchte nach einer Möglichkeit, ihr System zu straffen und zu automatisieren, damit sich die Mitarbeiter strategischeren Aufgaben widmen können.

Die Lösung

TradeBeyond ermöglicht es Lieferanten, präzise Rechnungen unabhängig von der Versandart zu erstellen. Das System verknüpft Vorab-Versandanzeigen (ASN) automatisch mit Lieferungen, Bestellungen und Rechnungen. TradeBeyond verfügt über eine Reihe von Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben wie der Berechnung von direkt auf der Rechnung ausgewiesenen Rabatten (DI) und der Verfolgung von Nummer der Versandeinheit (SSCC). Die Plattform ermöglicht es B&H und ihren Lieferanten zudem, Excel-Tabellen als EDI-Nachrichten zu senden und Dokumente sowie Berichte hoch- oder herunterzuladen.

Die Ergebnisse

TradeBeyond bot dem Kreditorenbuchhaltungsteam von B&H ein zuverlässiges, automatisiertes und fehlerfreies System zur Steuerung ihrer Order-to-Pay-Prozesse. B&H profitierte von einer kurzen Implementierungszeit von nur wenigen Monaten, um die Lösung bei mehreren hundert Lieferanten einzuführen. Die Fähigkeit des Systems, die Genauigkeit von ASNs zu verbessern, Bestellungen automatisch mit den einzelnen Rechnungspositionen abzugleichen und anschließend die Zahlung freizugeben, führt zu einer drastischen Zeitersparnis bei der Rechnungsprüfung. Die Lieferanten von B&H schätzen die verbesserte Präzision und Transparenz des Systems, die es ihnen ermöglicht, einen besseren Kundenservice zu bieten und schneller bezahlt zu werden. Das System ist skalierbar, sodass B&H problemlos weitere neue Lieferanten anbinden kann.

Wichtigste Vorteile

• Automatischer Abgleich von Bestellungen, ASNs und Rechnungen

• Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsrabatten, Verwaltung von Seriennummern, Etikettendruck sowie Up- und Download von Excel-Tabellen und anderen Dateien

• Reduzierte Arbeitsstunden für den Abgleich von bestell- und rechnungsrelevanten Informationen

• Einheitliches System und einheitliche Prozesse über die gesamte Lieferantenbasis hinweg; verbesserte Informationsgenauigkeit und Transparenz im gesamten Order-to-Pay-Prozess